[파워오토메이트] Power Automate 업무 활용 사례

* 본포스팅은 <반복되는 업무 자동화를 위한 파워 오토메이트>에서 발췌한 내용으로 작성되었습니다,

 

 

 

Power Automate 업무 활용 사례

필자가 Power Automate를 처음 접하게 된 것은 Microsoft 365가 도입하면서 Power Platform이라는 Low Code/No Code 서비스가 있다는 것을 알게 되었습니다. Office 365 사용자는 Power Platform 서비스를 무상으로 사용할 수 있다는 것을 알고 있었으나 막상 업무에 활용할 일은 없었습니다. 그러다 Office 365 사용자 설치 지원과 교육 접수, 강의, 설문 등의 업무를 혼자 수행하게 되면서 매일 낮에는 강의하고 저녁에는 교육 신청 접수와 안내 메일을 발송하느라 야근이 이어졌습니다.
매일 저녁 9~10시 까지 야근을 하다, ‘좀 더 효과적으로 업무를 처리할 수 없을까?’ 고민했었는데, Power Automate를 통해 해결 방법을 찾았습니다. 그 당시 업무는 매일 저녁 교육 신청자를 접수 받아 안내 이메일 발송하고 교육 당일에는 출석부 준비와 강의 그리고 교육 완료 후에는 출석부를 스캔하여 제 OneDrive에 저장하는 업무입니다. 세부적으로 업무를 나눠보면 아래와 같습니다.

 

 

Power Automate를 통해서 위 4가지 업무를 자동화하고 야근이 사라지게 되었습니다. 이렇게 반복되는 개인 업무를 자동화할 수 있지만 이와 별개로 회사 차원에서 Power Automate를 활용하면 기업의 업무 생산성을 향상할 수 있습니다. 그 사례들을 알아보겠습니다.

 

 

✅ 이탈리아 클라우드 네이티브 은행 illimity 사례

이탈리아 은행 illimity는 사내 직원의 대출 신청 및 승인 프로세스에 Power Automate를 적용하여 프로세스를 간소화하고 자동화하여 대출 건당 15시간/월을 절감했습니다. 기존의 대출 프로세스는 대출 요청에 대해 이메일, 사내 메신저, 전화 통화 등을 통해 수동으로 업무 처리를 진행하고 그다음 복잡한 심사 프로세스에 따라 세부 정보를 대조하고 승인을 위해 HR팀에 보내는 복잡한 프로세스를 갖고 있습니다. 프로세스가 복잡하고 느려서 요청 사항을 추적하기 어려웠습니다.
illimity 은행의 프로젝트팀은 Power Automate를 사용하여 SharePoint Online에 대출받으려는 내부 직원에게 대출 지침을 제공하고, 대출 신청하는 임직원은 Microsoft Forms에 정보를 입력합니다. 프로젝트팀은 Forms를 통해 대출 신청 정보의 유효성 검사를 수행하고 신청서가 올바로 접수되도록 안내합니다. 그런 다음 Power Automate는 수집된 데이터를 기반으로 사전 처리하고 적격 여부를 계산합니다. 또한 자동화된 이메일을 통해 대출 승인 요청 이메일을 HR팀에 보내고 대출이 완료된 경우에는 SharePoint 목록에 업데이트하고 관련된 정보를 PDF로 생성합니다.
Power Automate를 활용한 새로운 프로세스를 통해 직원들에게 더 효율적으로 혜택을 제공하게 되었습니다. 매월 약 15건의 요청을 처리하고 기존 업무 처리 시간을 1시간에서 20분으로 단축할 수 있고 기존 처리 시간도 일주일에서 며칠로 처리 시간을 단축할 수 있게 되었습니다. 그뿐만 아니라 대출과 관련된 업무 병목 현상을 식별하여 병목 현상을 개선하여 업무 효율성은 추가할 수 있게 되었습니다.

 

 

 

✅ 미국 글로벌 화학 회사 Hexion 사례

Hexion은 미국 오하이오주에 위치한 특수 화학 물질 및 기능성 소재를 제조하는 글로벌 화학 기업입니다. Hexion은 Power Platform을 활용하여 기업 핵심 업무 프로세스를 간소화하고 자동화하여 기업 내 긴급한 문제에 대응하고 있습니다. Hexion의 Power Platform 도입은 Microsoft 365가 도입되면서 본격적으로 추진되었습니다.
Hexion은 Microsoft 365에서 제공하는 Power Automate와 쉐어포인트 온라인(Microsoft 365 문서 관리 시스템)을 활용하여 여러 신청 업무 프로세스를 자동화하였습니다. 고객의 계약 요청 온보딩이나 사내 직원들로부터 신청 정보를 수집하여 쉐어포인트 온라인으로 자동으로 저장하고 해당 결과를 이메일로 담당자가 발송하는 업무 프로세스를 구축했습니다. 이러한 프로세스 구축을 통해 내부 업무 속도가 개선되었습니다(Chapter 08에서 실제 구현 방법을 학습합니다).
이런 업무 자동화에 AI 기술도 적용했는데, 바로 명함 인식 기능입니다. 마케팅팀은 다양한 고객의 명함 정보를 Power Automate의 AI Builder를 활용하여 신속히 인식하고 이를 고객 데이터베이스로 자동으로 저장하도록 업무 자동화를 구현했습니다. 이를 통하여 임직원은 고객 미팅 장소나 박람회 등 다양한 장소에서 바로 고객 정보를 수집하고 수집된 정보를 기반으로 마케팅 업무를 수행하도록 지원할 수 있습니다(Chapter 09에서 AI Builder 명함 판독기를 실제 구현해 봅니다).

 

 

Hexion 고객서비스팀의 경우 특정 고객을 대상으로 한 달에 두 번 정도 고객 설문 조사를 보내고 있습니다. 고객서비스팀은 ERP 시스템에서 제공받은 고객 이메일 정보를 쉐어포인트 목록으로 복사하여 Microsoft Forms를 활용하여 설문 조사 링크를 이메일로 자동으로 발송합니다. 고객 설문 조사는 대상 고객 추출, 설문 조사 작성, 이메일 발송 등의 단순하지만 번거로운 일입니다. 이런 업무도 Power Automate를 활용하여 이메일 발송부터 설문 정보 수집과 결과 공유까지 자동화할 수 있습니다(자세한 내용은 Chapter 07에서 다룹니다).

 

 

✅ Power Automate를 활용한 직원 안전 점검 시스템

다음은 Power Automate를 활용하여 직원 안전 점검 시스템을 간단히 만든 사례입니다. IT에 대한 지식이 없는 Asuka Otani는 Power Automate에 관심을 두게 되었고 인터넷과 이러닝을 통해 학습하여 본인 회사를 위한 직원 안전 점검 시스템을 만들게 되었습니다.
지진이 많은 일본에서 지진이 발생하는 경우, 직원들이 안전한지 확인하고 도움이 필요한 직원을 빨리 확인하여 지원해 주는 시스템이 필요했습니다. 이러한 시스템은 꼭 필요하지만, 자주 사용하는 시스템이 아니므로 비용을 들여 구축하는 것이 쉽지 않았습니다. 이에 Asuka Otani는 Power Automate를 활용하여 간단히 직원 안전 점검 시스템을 구축하게 되었습니다.

 

 

담당자는 안전 체크 설문을 하지 않은 임직원에게만 바로 연락하여 안전 상태를 체크하면 되므로 업무 효율이 높아집니다.

 

 

Power Automate를 활용하면 비싼 시스템을 구축하지 않아도 누구나 자신에 필요한 시스템을 간단히 구성할 수 있습니다. 자 이제 본격적으로 Power Automate를 시작해 봅시다.

 

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《반복되는 업무 자동화를 위한 파워 오토메이트》

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